Politica GDPR – siguranța datelor cu caracter personal

Politica GDPR – siguranța datelor cu caracter personal

Vă rugăm să acordați o atenție deosebită lecturării următoarei Politici GDPR pentru a înțelege modul în care vor fi tratate informațiile dumneavoastră („date personale”).


Cine suntem?

Junior Achievement România (JA România) este o organizație non-profit, persoană juridică română, cu sediul social în București, Str. Lisabona nr. 8, Sector 1, înregistrată în Registrul Național al Asociațiilor și Fundațiilor.

Această politică descrie modul în care datele personale sunt colectate de către JA România, utilizate și stocate pentru a fi în concordanță cu standardele organizației referitoare la protecția datelor – și, de asemenea, să îndeplinească condiția legalității.


Ce sunt datele cu caracter personal?

„Date personale” înseamnă orice informație sau informații care vă pot identifica direct (de exemplu numele dumneavoastră) sau indirect (de exemplu, prin intermediul datelor pseudonime, cum ar fi un număr de identificare unic).

Aceasta înseamnă că datele personale includ lucruri precum numele și prenumele, adresa de e-mail, telefonul, instituția de învățământ, funcția/rolul, imaginea, vocea, date de autentificare în platformele educaționale, precum și identificatori numerici unici, cum ar fi adresa IP a computerului dumneavoastră sau adresa MAC a dispozitivului mobil, precum și modulele cookie.


Legislație privind protecția datelor cu caracter personal

Regulamentul (EU) nr 2016/679 transpune principiile fundamentale în baza cărora prelucrarea datelor este permisă. Aceste reguli se aplică indiferent dacă datele sunt stocate în format electronic, pe hârtie sau pe alte materiale. Pentru a fi în concordanță cu legislația, informațiile personale trebuie să fie colectate și utilizate în mod corect, stocate în siguranță, nepermițându-se folosirea acestora în mod ilegal.


Principii privind prelucrarea datelor

În baza acestui regulament, organizațiile au obligația ca datele personale pe care le colectează să respecte următoarele principii de prelucrare de date:

  1. Să fie prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată („legalitate, echitate și transparență”);
  2. Să fie colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și să nu fie prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri („limitări legate de scop”);
  3. Să fie adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor”);
  4. Să fie exacte și, în cazul în care este necesar, să fie actualizate; trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere („exactitate”);
  5. Să nu fie păstrate mai mult timp decât este necesar („limitări legate de stocare”);
  6. Să fie prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare („integritate și confidențialitate”);
  7. Să fie prelucrate în concordanță cu drepturile persoanelor vizate;
  8. Să nu fie transferate în afara Spațiului Economic European, decât în cazul în care teritoriul/țara unde urmează a fi transferate asigură un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal.


Definiții

Date cu caracter personal: orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă.

Persoana vizată: O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Prelucrare: Orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

Operator: Persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern.

Persoană împuternicită de operator: persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului.


Drepturile persoanelor vizate

Persoana vizată are consemnate mai multe drepturi, în temeiul Regulamentului GDPR. Acestea constau în:

  1. Dreptul de retragere a consimțământului;
  2. Dreptul la informare;
  3. Dreptul de acces;
  4. Dreptul la rectificare;
  5. Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”);
  6. Dreptul la restricționarea prelucrării;
  7. Dreptul la portabilitatea datelor;
  8. Dreptul de a se opune prelucrării;
  9. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri;
  10. Dreptul de a depune o plângere la Autoritate;
  11. Dreptul de a se adresa justiției.

Persoanele vizate își pot exercita o parte din drepturile de mai sus prin e-mail, adresate operatorului de date office@jaromania.org sau la adresa: Junior Achievement România, Str. Lisabona nr. 8, Sector 1, București.


Ce tip de date colectăm

Datele personale înseamnă orice informație referitoare la dvs. care ne permite să vă identificăm, cum ar fi numele dvs., datele de contact, școala/instituția, funcția, rezultatele educaționale sau participarea la programele noastre.

Mai exact, putem colecta următoarele categorii de informații:

  1. Numele, prenumele, instituția de învățământ, funcția/rolul, clasa;
  2. Adresa de e-mail, numărul de telefon;
  3. Date de participare la programe (rezultate, certificate, diplome, feedback);
  4. Date tehnice, inclusiv adresa IP și cookie-uri atunci când folosiți platformele online ale organizației;
  5. Imagini și înregistrări video din cadrul evenimentelor, cu acordul prealabil.


Temeiurile prelucrării

Prelucrarea datelor cu caracter personal la JA România se întemeiază pe următoarele temeiuri de legalitate cuprinse în Regulamentul (UE) 679/2016:

  1. în vederea participării la programele educaționale și activitățile organizației – art. 6, alin. 1, lit. (b);
  2. în vederea îndeplinirii obligației legale de evidențiere și raportare la organismele statului sau către finanțatori – art. 6, alin. 1, lit. (c);
  3. consimțământ – Art. 6 (1) a) – pentru comunicări de marketing, newsletter, utilizarea imaginilor;
  4. interes legitim – Art. 6 (1) f) GDPR – pentru buna desfășurare și securizarea activităților organizației.

Datele cu caracter personal colectate și prelucrate sunt necesare pentru participarea la programe și derularea activităților educaționale.


Ce date nu stocăm niciodată

Date precum codul numeric personal, adresa de domiciliu, sau seria și numărul cărții de identitate a participanților la programele educaționale și activitățile organizației nu vor fi accesibile și nici nu vor fi stocate de către JA România sau o altă entitate parteneră.

De asemenea, JA România nu colectează și nu prelucrează date cu caracter sensibil (origine etnică, opinii politice, convingeri religioase, date biometrice, date privind sănătatea).


Scopul folosirii datelor

Datele dvs. pot fi utilizate în următoarele scopuri:

  1. Organizarea și desfășurarea programelor educaționale;
  2. Emiterea certificatelor și diplomelor de participare;
  3. Comunicarea cu elevii, profesorii, voluntarii și partenerii;
  4. Raportări către finanțatori și autorități publice;
  5. Promovarea activităților organizației, numai în baza consimțământului dumneavoastră expres.


Utilizarea datelor

JA România nu prelucrează date cu caracter personal pe scară largă și nici date din categoria celor sensibile. Chiar și așa, organizația a instituit o serie de reguli obligatorii pentru utilizarea în siguranță a acestor date:

  1. Atunci când se lucrează cu date personale, personalul are obligația să asigure confidențialitatea și securitatea acestora;
  2. Datele cu caracter personal se prelucrează doar la sediul organizației sau prin intermediul platformelor securizate utilizate;
  3. Transmiterea de date cu caracter personal prin e-mail este limitată, având în vedere că aceasta cale de comunicare nu este sigură;
  4. Datele sensibile sau speciale (unde există) trebuie criptate înainte de a fi transferate electronic;
  5. Datele personale nu sunt transferate în afara Spațiului Economic European.


Perioada stocării datelor

  1. Atunci când participați la programele educaționale, stocăm datele dvs. cu caracter personal doar pe perioada necesară desfășurării acestora și până la 5 ani după finalizarea proiectului;
  2. Datele prelucrate pentru emiterea documentelor contabile se păstrează 10 ani, conform legislației;
  3. Datele colectate pe baza consimțământului (newsletter, marketing, imagini) se păstrează până la retragerea acestuia;
  4. Datele colectate pentru solicitări punctuale (înscrieri, cereri de informații) se păstrează maximum 5 ani de la ultima corespondență.


Securitatea prelucrării datelor

JA România a adoptat măsuri organizatorice și tehnice actualizate, în conformitate cu cerințele GDPR, cu scopul de a proteja datele dumneavoastră cu caracter personal împotriva oricăror acțiuni de acces neautorizat, utilizare necorespunzătoare sau transmitere, modificare neautorizată, distrugere sau pierdere accidentală.

Toți angajații și colaboratorii JA România, precum și orice terțe părți care acționează în numele organizației, sunt obligați să respecte confidențialitatea informațiilor dumneavoastră și cerințele GDPR.


Procesarea datelor cu caracter personal în parteneriat

O parte dintre datele cu caracter personal prelucrate prin intermediul site-ului JA România sau în cadrul programelor pot fi transferate către terți doar în situația în care există consimțământul dumneavoastră expres, cu excepția cazurilor în care există o obligație legală.

Site-ul JA România poate conține, la un moment dat, link-uri de acces către alte site-uri ale căror politici de prelucrare a datelor pot fi diferite. JA România nu își poate asuma responsabilitatea cu privire la informațiile colectate de aceste terțe părți.


Domeniul politicii GDPR

Prezenta politică se aplică:

  1. Sediului JA România;
  2. Întregului personal și colaboratorilor JA România;
  3. Tuturor contractanților, furnizorilor și altor persoane ce lucrează cu JA România.


Categoriile de date cu caracter personal prelucrate sunt cele pe care dumneavoastră le oferiți în momentul completării formularelor de înscriere sau de participare. Printre aceste date se numără: numele, instituția de învățământ, adresa de e-mail și numărul de telefon.


Solicitări juridice

Accesăm, păstrăm și oferim informațiile dumneavoastră autorităților de reglementare, factorilor de aplicare a legii sau altor entități:

  1. Ca răspuns la o solicitare de natură juridică, atunci când considerăm, cu bună-credință, că legea ne impune acest lucru;
  2. Atunci când considerăm, cu bună-credință, că este necesar pentru: a detecta, a preveni și a răspunde la acte de fraudă, utilizarea neautorizată a materialelor, încălcări ale condițiilor sau politicilor noastre, pentru a proteja organizația și persoanele implicate, inclusiv în cadrul investigațiilor sau al anchetelor autorităților.


Exonerare de răspundere

Site-ul www.jaromania.org poate conține legături către alte site-uri și/sau alte pagini web care nu sunt proprietatea JA România. JA România nu își asumă nicio responsabilitate cu privire la conținutul acestor site-uri și, prin urmare, nu va putea fi ținută răspunzătoare pentru conținutul, publicitatea, bunurile, serviciile, software-ul, informațiile sau alte materiale disponibile pe sau prin intermediul acestor site-uri.

JA România nu va fi responsabilă de pierderea datelor cu caracter personal, de orice efecte negative asupra datelor personale ale vizitatorilor sau de alte daune morale și/sau patrimoniale cauzate de accesul la respectivele site-uri.


Contact

Dacă aveți întrebări sau preocupări cu privire la modul în care tratăm și folosim datele dumneavoastră cu caracter personal, sau doriți să vă exercitați oricare dintre drepturile dumneavoastră, vă rugăm să ne scrieți, prin e-mail la: dpo@jaromania.org, sau prin poștă la adresa: Strada Lisabona nr. 8, Sector 1, București, România.